Документы для открытия отеля

Вопрос о том, как правильно оформить документы для открытия отеля волнует многих начинающих предпринимателей в сфере гостиничного бизнеса.

Открыть гостиницу - прибыльное дело, несмотря на огромное количество подобных заведений в России.

Если сделать хорошую рекламу, стильно оформить номера, добавить дополнительные услуги (сауна, спа, бассейн), то может получиться не просто отель, а популярное место отдыха для довольно состоятельных клиентов.

Но перед тем, как открыть отель, нужно оформить и подготовить всю необходимую документацию.

В этой статье расскажем о том, какие документы понадобятся для открытия гостиницы и как их оформить.

Юридические документы, которые нужны для открытия гостиницы

Чтобы открыть свое гостиничное дело, нужно иметь следующие документы:

• Документы на помещение: договор покупки, аренды, дарственный документ или документ купли-продажи. Эти бумаги понадобятся на всех последующих этапах оформления документов.
• Свидетельство о регистрации бизнеса, уставные документы ООО.
• Документ о постановке на налоговый учет.
• Пакет бумаг, доказывающих, что все материалы помещения соответствуют санитарным и противопожарным нормам. Сюда же входят договоры с обслуживающими организациями (например, с СЭС).
• Распорядительная и кадровая внутренняя документация.
• Сертификаты соответствия (сертификаты "звездности" отеля), этот документ не является обязательным, но его получение может быть привлекающим фактором для выбора места проживания будущими жильцами.

Также нужно поставить Роспотребнадзор в известность о начале деятельности.

Помните, что СЭС и ГПН (Госпожнадзор) могут прийти с проверкой в любое время!

О том, как выбрать СЭС можно почитать здесь.

Открытие гостиницы, документы на которую еще не оформлены, противозаконно.

Далее расскажем, какие договора с обслуживающими отель фирмами понадобятся для ее открытия.

К таким документам относятся:

• Договоры с Санитарными службами на проведения первичной и последующих регулярных обработок помещения. Об обработке помещений можно прочесть здесь.
• Договоры с компаниями, которые занимаются уборкой помещений (с клининговыми службами).
• Договоры с прачечными компаниями, которые будут заниматься стиркой полотенец, постельного белья, халатов и т.д.
• Соглашения с различными службами, которые обеспечат отопление, воду, вывоз мусора и т.д.
• Договор со службой Водоконала.
• Договоры на установку и обслуживание систем оповещения (например, пожарная система).
• Соглашения со службой, которая устанавливает и обслуживает системы вентиляции.
• Договоры с медицинскими организациями, ведь весь персонал обязан иметь санитарные книжки.

И это далеко не полный перечень. 

Зачастую то, какие документы следует собрать, зависит от того, что конкретно будет находиться в отеле.

Например, если при гостинице будет кафе или бар, потребуется собрать полный комплект документов на бизнес такого формата.

Бухгалтерские документы.

Мы разобрались в том, какие юридические документы понадобятся для открытия гостиничного бизнеса.

Теперь посмотрим, какие бухгалтерские документы нужны для открытия отеля.

Что такое бухгалтерские документы?

Это те бумаги, которые подтверждают легальность оказываемых услуг. Например, к такому роду документов относятся налоговые отчеты, которые оформляются каждый год.

С такими документами владелец бизнеса сталкивается уже после открытия своего дела.

Как можно подтверждать факт оказания услуги?

1. Квитанцией;
2. Чеком, проведенным через кассовый аппарат.

Для того, чтобы чеки были легальны, касса должна стоять на учете в Федеральной налоговой службе (ФНС).

Какие договоры нужны для этого?

1. Договор на покупку кассы и чипа для нее;
2. Договор с интернет-провайдером;
3. Договор, который узаконивает использование купленной кассы и чипа.

Также вам, несомненно, понадобится расчетный банковский счет.

Для его открытия понадобится оформить еще несколько бухгалтерских документов:

1. Выписка из РОССТАТА;
2. Свидетельство регистрации отеля как бизнеса;
3. Приказ, которым был назначен директор отеля;
4. Выписка из ЕГРЮЛ;
5. Уставные документы вашего ООО.

Важно: эти документы для открытия мини-гостиницы или хостела такие же, как и для открытия "большого" отеля.

Об уголке потребителя.

Этот стенд должен быть во всех гостиница. Его содержание примерно следующее:

• Название предприятия (в нашем случае отеля);
• Правовые документы на отель;
• Сведения о предпринимателе и руководстве;
• Цены на услуги отеля;
• Часы работы;
• Книга жалоб и предложений;
• Правила предоставления услуг.

Такой стенд можно либо заказать уже готовым, либо самостоятельно оформить.

О кадровых документах

Тут все зависит от  того, какой штат у заведения. Базовый набор документов включает в себя следующие позиции:

• Расписание штата;
• Журнал учета трудовых договоров и трудовых книжек;
• Приказы о приеме на работу сотрудников;
• Приказы об увольнении сотрудников;
• Обязанности сотрудников согласно их должностей.

Скорее всего, чем дольше будет работать отель, тем больший список кадровых документов будет требоваться.

Мы рассмотрели основные требования к открытию гостиницы, теперь углубимся в некоторые частности.

О документах для санитарной станции (СЭС)

Тут все также не статично и зависит от тех услуг, которые отель предоставляет постояльцам.

Базовый комплект документов включает в себя:

• Журнал контроля производства;
• Журнал проведения генеральных уборок на предприятии;
• Журнал учета проверки вентиляции;
• Журнал замены постельного белья в отеле;
• Журнал услуг прачечной;
• Журнал учета проверок санитарной станции.

Напоминаем, что открытие мини-гостиницы, документы на которую в целом совпадают с документами на полноразмерную гостиницу, несколько проще. Чем меньше штат персонала, тем проще оформить кадровую документацию.

О документах для ГПН

В отеле должны быть:

• Знаки пожарной опасности;
• Указатели выхода;
• План эвакуации;
• Знаки для мест, в которых разрешено курить;
• Журнал инструктажа по пожарной безопасности;
• Журнал проверки работы насосов во всем здании;
• Журнал технического осмотра вентиляционных систем;
• Схемы водоснабжения;
• Сертификаты на средства тушения пожара (например, на огнетушители);

Мы рассказали про многие необходимые документы для открытия мини-гостиницы или же крупного отеля.

Сейчас невероятно популярны хостелы и мини-отели, для которых нужна перепланировка квартиры, но для этого нужны особые разрешительные документы.